20 suggestions pour renforcer les comités de campus

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Groupe de travail blotti autour d’une table.

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Les campus universitaires fonctionnent avec de la caféine et des comités. Que ce soit au niveau départemental, institutionnel ou interinstitutionnel, le travail des comités joue un rôle crucial dans la planification, la coordination et la mise en œuvre des travaux essentiels à la mission.

De nombreuses nominations au sein du personnel, des administrateurs et du corps professoral s’accompagnent de l’attente d’un service important en comité, que ce soit au sein de comités permanents ou ad hoc. En tant que structures de collaboration à travers lesquelles l’action se fait, les comités sont essentiels.

Pourtant, les comités de campus sont des phénomènes sociaux complexes qui peuvent être difficiles à naviguer. Ils sont composés d’individus qui abordent des problèmes partagés de différents points de vue, avec différents rôles, expériences, influence, responsabilités, vocabulaires, bande passante, idées, intérêts et savoir-faire. L’adhésion est souvent renouvelée chaque année, généralement de manière intentionnellement échelonnée, bien que des absences parfois inattendues signifient que le roulement est plus tumultueux qu’idéal. Ce taux de désabonnement nuit à la continuité de l’attention et à l’élan vers l’avant, en particulier sur les projets qui ne rentrent pas parfaitement dans une année universitaire. Des collègues débutants peuvent être nommés à des comités au nom impénétrable avec divers degrés de prestige, sans contexte ni développement professionnel, et censés comprendre le travail à la volée.

Ajoutez à cette complexité le fait que de nombreuses charges de comité sont vagues, manquent de détails de base tels que la composition du comité, le rythme des réunions, les travaux et les livrables attendus, la structure de rapport et la compétence.

Tout compte fait, les comités peuvent être chargés de traînée, de frustration, de temps perdu, de manque d’élan et de désengagement. Il n’est pas étonnant que tant de gens détestent le travail des comités.

Voici 20 recommandations pour créer des expériences de comité positives. La mise en œuvre de ces recommandations sera différente selon les campus.Pensez donc à cette liste davantage comme une invitation aux dirigeants du campus, aux présidents de comité et aux membres du comité à co-créer des expériences de service avec soin et intention.

Ce premier ensemble d’idées est destiné aux dirigeants du campus, aux personnes qui dirigent et constituent des comités:

  1. Articuler la charge du comité dans un document écrit Les frais sont généralement de 1 à 2 pages et incluent le nom du comité, la date à laquelle l’accusation a été créée (un horodatage permet de s’assurer que tout le monde travaille à partir de la même version), la constitution du comité (qui devrait être au comité), la durée de la nomination (combien de temps chaque personne siège au comité et si / comment les mandats sont échelonnés), la fonction du comité, le travail clé qu’il entreprend pour remplir sa fonction, la convocation des responsabilités (qui appelle en fait le réunions et comment cette responsabilité tourne-t-elle au fil du temps), la fréquence des réunions, les livrables, à qui les livrables doivent être livrés et à quel moment, et ce que le destinataire de ces livrables en fait. Utilisez la charge pour préciser de quel genre de comité il s’agit. Ce comité est-il censé prendre des décisions, résoudre des problèmes, faire des recommandations ou autre chose? Communiquer ce que l’on attend du comité dès le départ aidera à concentrer l’attention, à réduire les efforts inutiles et, espérons-le, à dynamiser le travail.
  2. Veiller à ce que la charge soit facilement accessible aux membres du comité et à la communauté du campus dans son ensemble pour aider à rendre visibles les mécanismes d’influence sur le campus, pour créer des opportunités de collaboration entre les comités et pour rappeler aux individus où partager des idées et suggestions. Idéalement, les campus ont un emplacement privilégié pour que les gens examinent les frais de comité. Bien que le cahier du corps professoral soit un choix évident pour les comités permanents du corps professoral, il vaut la peine de se demander si et comment les non-membres du corps professoral sauraient où chercher ces frais, et s’il serait utile pour la communauté dans son ensemble de créer un référentiel de tous les frais de comité, y compris ceux qui incluent les membres du personnel, le corps étudiant, le conseil d’administration et les membres qui ne font pas partie du campus (par exemple, des personnes de la communauté environnante ou des personnes d’autres campus, comme c’est souvent le cas dans les comités consortiaux).
  3. Idéalement, le campus fournirait un espace stable et partagé pour l’archivage des travaux de chaque comité. Ce serait un guichet unique où les membres de chaque comité pourraient se rendre pour en savoir plus sur les travaux antérieurs du comité, ses membres, ses approches, etc. (Cela dit, il y a parfois de bonnes raisons de limiter l’accès aux délibérations du comité aux seuls membres actuels du comité. ; même ainsi, savoir où trouver ces actes d’année en année profitera au campus dans son ensemble.) En plus d’un dossier de premier niveau pour les documents administratifs tels que les frais de comité, l’espace partagé pourrait inclure des dossiers pour chaque année académique contenant des documents tels que la liste des membres, un résumé des travaux de l’année, tout document ou recommandation du comité et toute suggestion pour le comité de l’année prochaine.
  4. Offrir du perfectionnement professionnel aux membres du comité. Quel rôle le travail des comités joue-t-il réellement dans la vie du campus? En quoi est-ce important? Quelles sont ses responsabilités? Quels sont les attributs des membres efficaces du comité? Quels comportements des membres du comité affaiblissent le moral et l’efficacité des comités? Il pourrait s’agir d’un atelier facultatif accessible à tous ceux qui siègent à des comités, peut-être offert par le doyen associé pour le développement du corps professoral, le bureau des ressources humaines ou le centre d’enseignement et d’apprentissage.
  5. Offrir du perfectionnement professionnel aux présidents de comité. Alors que certains professeurs et membres du personnel semblent avoir un talent pour la planification, la gestion de projet et l’animation de réunions, d’autres bénéficieraient d’une formation directe. Un atelier simple et court qui doterait les présidents des comités d’outils de base pourrait faire la différence entre un comité de perte de temps et un autre qui apporte une réelle contribution à la vie du collège.
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En parlant de présidents de comité, voici quelques recommandations pour eux:

  1. Distribuez la charge à tous les membres du comité lorsque le comité est constitué pour la première fois, lorsque de nouveaux membres se joignent au comité et à la première réunion de l’année universitaire.
  2. Profitez de la première réunion de l’année pour intégrer délibérément le groupe. Donnez à chacun une chance de se présenter et de présenter son intérêt pour le comité. Lisez et discutez de la charge du comité. Écoutez les projets, les progrès et les problèmes en suspens de la chaire de l’an dernier. Pensez à ce que le comité de cette année aimerait apporter au collège. Communiquez les attentes en matière d’assiduité, d’engagement et de responsabilité.
  3. Établissez un canal de communication pour le comité. Idéalement, le campus aurait un canal de communication normalisé pour le travail des comités (par exemple, Slack, courrier électronique), de sorte qu’il soit évident où se trouvent les archives si et quand elles doivent être recherchées et que les individus n’ont pas à apprendre de nouvelles technologies. chaque fois, ils se tournent vers un nouveau comité.
  4. Compte tenu de la tendance des membres des comités de campus à se renouveler d’année en année, réfléchissez maintenant à la manière d’assurer la continuité du travail. Les étapes simples consistent à demander au président de l’année dernière de se joindre au comité de cette année pour une réunion avec passe-témoin pour faire un compte rendu des travaux antérieurs, à demander à chaque membre du comité de lire tous les documents du dossier du comité de l’année dernière (en particulier les procès-verbaux et les documents de synthèse), et à terminer l’année en écrivant une note au comité de l’année prochaine sur l’objectif, le travail et les questions en suspens de cette année.
  5. Au cours des premières réunions du comité de l’année, définissez des objectifs clairs et convaincants pour l’année. Dans certains cas, l’accusation rendra ces objectifs clairs, dans d’autres cas, l’accusation offrira une grande latitude quant à ce que fera exactement le comité. Travaillez sur quelque chose de significatif et nécessaire. Si vous n’êtes pas sûr de ce que cela pourrait être, demandez autour de vous. La personne à qui le comité fait rapport aura probablement des recommandations de travail qui seraient particulièrement utiles à l’institution. Ensuite, développez des plans de projet autour de ces objectifs. À qui le comité doit-il faire appel avant d’élaborer une proposition? Quand aurez-vous besoin de rédiger la proposition? Qui doit examiner la proposition avant qu’elle ne soit transmise aux décideurs?
  6. De nombreux comités sont trop friands d’acronymes et d’autres termes abrégés qui font qu’il est difficile pour les nouveaux arrivants de suivre ce qui est dit ou de contribuer de manière significative au travail. Si vous êtes sur un AHC (c.-à-d., Acronym Heavy Committee), créez une LOA (c.-à-d. Une liste d’acronymes) et stockez-la dans ce dossier administratif de niveau supérieur pour une référence facile.
  7. Créez des agendas. Utilisez des verbes dans ces ordres du jour pour indiquer clairement le type de réflexion ou d’action qui doit être fait lorsque le comité se réunit. Sommes-nous en train de faire une déclaration? Compte tenu des commentaires que nous avons tous reçus sur la déclaration de nos collègues ministériels? Voter à la hausse ou à la baisse sur la langue finale? Des verbes tels que rédiger, décider, contrôler, effectuer un atelier, résoudre des problèmes, débriefer et planifier indiquent aux participants à la réunion ce qu’ils doivent faire exactement et aident ainsi le groupe à rester sur la bonne voie.
  8. Distribuez les ordres du jour au moins 24 heures avant chaque réunion du comité. Vous et vos collègues êtes probablement en train de jongler avec mille autres engagements. Afin d’aider tout le monde à arriver à la réunion du comité prêt et capable de contribuer de manière significative, vous devez prévoir suffisamment de temps pour lire les ébauches, réfléchir aux possibilités ou contacter les parties prenantes importantes.
  9. Prenez quelques minutes. Pour rendre les minutes facilement accessibles aux lecteurs actuels et futurs, pensez aux minutes comme bobine de point culminant. Quels ont été les principaux points / problèmes de discussion? Quelles décisions ont été prises? Quels problèmes faut-il garder sur le radar? Qui doit faire quoi et quand faire avancer l’effort?
  10. Passez en revue la liste «qui doit faire quoi et quand» à la fin de chaque réunion afin que chaque personne ait ses ordres de marche à la sortie de la réunion. Et, commencez chaque réunion suivante par une vérification de la responsabilité. Demandez à chaque personne de faire rapport sur l’état de ses travaux. Si quelqu’un a besoin d’un coup de main, c’est le moment idéal pour demander de l’aide (par exemple, «je rencontre un hic ici, et je le demande pour trouver une alternative.»)
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Et enfin, quelques conseils pour les membres individuels du comité:

  1. Si vous n’êtes pas sûr de la fonction du comité, demandez au président, aux collègues du comité ou à votre doyen.
  2. Renseignez-vous sur l’éventail des comités de votre campus et dites à votre superviseur si vous êtes intéressé à siéger à des comités particuliers. Le travail des comités peut offrir une excellente occasion de regarder sous le capot les opérations du campus et de se familiariser avec la manière dont les décisions sont prises et mises en œuvre.
  3. Votre rythme. Bien qu’il puisse être tentant de faire du bénévolat pour chaque comité intéressant, certains comités nécessitent beaucoup de temps et d’attention. Dites oui stratégiquement (cet organigramme peut vous aider).
  4. Suivez à travers. Si vous dites que vous allez faire quelque chose, faites-le. Le travail du comité ne peut pas progresser si les personnes qui composent le comité laissent tomber la balle. Gardez le temps dans votre calendrier pour terminer les tâches que vous entreprenez pendant les réunions.
  5. Sachez que vous contribuez vraiment à votre institution par le biais de votre service de comité. En investissant votre temps et votre énergie dans des comités, vous façonnez le fonctionnement du campus et vous serviez de vecteur de changement au nom de vos collègues et étudiants.

Le travail du comité n’a pas à nous aspirer la force vitale. En fait, siéger à un comité bien structuré et bien animé peut en fait être une expérience remplie de joie, vous permettant de travailler aux côtés d’autres personnes engagées et efficaces pour contribuer de manière significative à la vie de votre institution.

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