L’art du suivi

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Un e-mail de suivi est un message envoyé pour clarifier un précédent dialogue en personne, par téléphone ou en ligne. Les e-mails de suivi sont fréquemment utilisés pour partager des détails supplémentaires ou des informations glanées après la clôture d’une conversation et / ou pour fournir une mise à jour sur un projet ou une initiative. Ces e-mails ouvrent les lignes de communication et garantissent que les deux côtés sont sur la même page.

Voici quelques suggestions de tactiques et leur justification pour vous aider à créer le parfait e-mail de suivi.

Le patron me reviendra-t-il un jour?

Si vous êtes coincé dans une ornière en attendant que votre patron vous donne le feu vert, essayez quelque chose comme: “Bonjour! Je suis tellement excité par ce projet. J’ai terminé le premier livrable et je suis impatient de continuer sur cette lancée. Veuillez me faire part des prochaines étapes. J’ai bloqué toute la journée de demain pour travailler davantage. Merci!”

Pourquoi ça marche: Votre patron jongle généralement avec plusieurs projets et peut avoir détourné son attention de ce projet. En lui rappelant votre intérêt et votre disponibilité, elle répondra probablement rapidement avec une liste de choses à faire. Cet e-mail montre votre volonté d’aider et est généralement bien accueilli par un patron.

Où est le travail de mon subordonné?

Il y a une ligne fine entre l’autonomisation de votre employé et le règlement d’un rendement médiocre. Si vous avez fini de jouer au jeu d’attente, essayez quelque chose comme ceci: “Bonjour! Je tends la main pour voir comment vous allez avec le projet qui est attendu mardi. Veuillez me fournir une mise à jour de l’état. Veuillez également me faire savoir comment je peux vous aider au mieux ici. »

Pourquoi cela fonctionne: Bien que peu d’employés aiment être microgérés, il est tout à fait approprié de demander un avertissement concernant l’état d’avancement d’un projet. En offrant un soutien, vous faites savoir à l’employé que vous êtes disponible pour aider ou pour fournir des ressources supplémentaires, si nécessaire. Parfois, les employés ont peur de demander de l’aide, mais ils disent: «Eh bien, puisque vous avez demandé…» une fois que nous ouvrons la porte.

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Ai-je obtenu le poste?

Si vous vous interrogez sur le succès d’un récent entretien d’embauche, essayez quelque chose comme ceci: “Bonjour! J’ai beaucoup apprécié notre entretien la semaine dernière. Veuillez me fournir une mise à jour. J’espère que nous aurons bientôt la chance de travailler ensemble. »

Pourquoi ça marche: Un e-mail comme celui-ci est efficace car il montre au recruteur ou au responsable du recrutement que vous êtes sérieux au sujet du poste. Le suivi démontre un intérêt pour le poste et l’entreprise et souligne également que vous êtes responsable. Le cas échéant, vous pouvez également faire un suivi par téléphone pour dire «merci» et demander une mise à jour.

Où est mon argent?

Il peut parfois sembler assez gênant de faire le suivi d’un paiement manquant. Si vous rencontrez ce problème, essayez quelque chose comme ceci: “Bonjour! J’espère que tout va bien. Ceci est un rappel de courtoisie que j’attends toujours le paiement des services rendus le mois dernier. J’ai joint la facture pour votre commodité. Veuillez me fournir une mise à jour. Merci!”

Pourquoi ça marche: Parfois, le client a juste besoin d’un rappel rapide. Il n’est pas rare que ce type d’e-mail entraîne un paiement en ligne ou par courrier postal. Il est important d’inclure un «accusé de lecture» pour l’e-mail, juste au cas où vous auriez besoin d’un suivi, à nouveau, dans les prochains jours.

Conseil: Bien que nous comptions souvent sur la communication par e-mail, n’oubliez jamais la puissance d’un appel téléphonique ou d’une discussion en personne. Parfois, parler directement à quelqu’un est le moyen le plus simple pour nous de nous assurer que notre message est reçu comme prévu.

Droits d’auteur © 2021 Amy Cooper Hakim

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