Les quatre meilleures pratiques de gestion du temps

Tout le monde a des compétences et des capacités différentes, mais tout le monde obtient exactement le même nombre d’heures par jour. C’est pourquoi le temps a été surnommé «l’égaliseur ultime». Donc, si vous voulez vraiment aller de l’avant, vous concentrer sur les meilleures pratiques de gestion du temps sera des heures bien dépensées.

Il existe une multitude de «hacks» de gestion du temps. Mais je ne suis pas intéressé par un système spécifique – tout le monde est unique et a besoin de quelque chose de différent. Au lieu de cela, je propose ci-dessous mon interprétation de ce que la recherche en sciences sociales suggère comme étant les quatre meilleures pratiques universelles et globales en matière de gestion du temps.

Mais d’abord, envisagez de passer mon évaluation gratuite, validée et théoriquement fondée: «Comment gérez-vous votre temps». Cette évaluation en 12 questions générera automatiquement vos scores et une comparaison avec vos pairs.

Avant de décrire les quatre pratiques, il est important de comprendre d’abord l’objectif final de la gestion du temps. Des preuves méta-analytiques (une étude agrégée d’études) suggèrent que l’impact de la gestion du temps sur les performances est au mieux faible. Alors pourquoi le faire? Parce que la gestion du temps est fortement associée à une foule d’indicateurs de bien-être tels que le stress, la satisfaction au travail et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. La gestion du temps nous permet de rester productifs sans effort inutile.

Le filtrage avant tout

Ironiquement, la chose la plus importante à faire en matière de gestion du temps n’a rien à voir avec la gestion de votre temps. Peu importe à quel point votre système de gestion du temps est incroyable ou à quel point vous êtes discipliné, si vous laissez trop de choses entrer sur le front-end, vous n’aurez jamais assez de temps pour tout faire sur le back-end. C’est pourquoi la chose la plus importante que vous puissiez faire est de filtrer ce que vous ne mettrez pas sur votre liste de tâches ou votre calendrier.

  • Demandez des détails. Ne vous engagez jamais directement dans une tâche, un projet ou un partenariat. Combien de temps cela prendra? Y a-t-il une date de fin ferme ou un livrable ou s’agit-il d’une épreuve en cours? Réfléchir à ces questions vous assurera que c’est un investissement rentable de votre temps.
  • Dis non. Évaluez si les initiatives correspondent à vos objectifs. Si vous n’êtes pas sûr, créez un élément de calendrier pour une date ultérieure afin de le réévaluer. Si la tâche ou l’événement implique d’autres personnes, soyez honnête; il n’y a rien de mal avec un professionnel «non merci». C’est mieux qu’une relation qui a mal tourné.
  • Disponibilité. Soyez transparent avec les autres sur le temps dont vous disposez et le temps que vous êtes prêt à consacrer. Essayez également de découvrir si vous êtes aligné sur le rythme de travail. Avez-vous le même sentiment d’urgence? À quelle fréquence devrez-vous vous enregistrer?
A lire aussi  Comment les praticiens peuvent mieux gérer les micro-agressions

Restez à l’intérieur du système

La majorité des suggestions de gestion du temps tournent autour de la mise en place de systèmes spécifiques. Gardez à l’esprit que ce n’est pas le système qui aide, mais les habitudes que le système renforce.

  • Ne laissez rien tomber entre les mailles du filet. Avoir un système de tâches et d’éléments de calendrier, c’est bien, mais ce n’est pas suffisant. Tout ce qui vous vient à l’esprit – idées, notes, commentaires, etc. – doit être intégré dans un seul système. Ces articles divers ont tendance à être aléatoires et désordonnés. Passez du temps à les traduire et à les organiser afin qu’ils puissent être intégrés à votre liste de tâches et à votre calendrier.
  • Rapprochements planifiés régulièrement. Une fois que vous avez un système, l’étape suivante consiste à réconcilier régulièrement tout ce qui se trouve dans votre système. La plupart des gens le font tous les jours, mais il est également utile de le faire toutes les semaines, tous les mois et tous les ans pour vous assurer de redéfinir les priorités en fonction de l’évolution des choses. Lorsque vous le faites, assurez-vous de tout examiner. Actualisez les tâches pour qu’elles soient plus pertinentes et ne repoussez pas les tâches sans réfléchir à une date ultérieure.

Prioriser d’abord, agir ensuite

Nous sommes assez bons pour intégrer les choses dans notre système, mais nous ne sommes vraiment pas capables de prioriser ce qu’il y a dans le système. Bien que de nombreux schémas de priorisation existent, le plus intemporel est peut-être le cadre de l’urgence-importance. Cela conduit à quatre scénarios possibles.

  • Pas urgent – pas important. Ne fais pas ça. Il est préférable de supprimer quelque chose de votre liste de tâches et de supprimer quelque chose d’important que de terminer une tâche sans importance.
  • Urgent – pas important. Essayez de ne pas le faire. Déléguez aux autres ou repoussez ceux qui essaient de vous amener à le faire. Gardez à l’esprit que même si cela peut ne pas être important pour vous, cela peut être important pour eux, alors faites preuve de prudence.
  • Urgent-important. Fais le maintenant. La clé est de s’assurer que c’est effectivement important.
  • Urgent – pas important. Prenez le temps de le faire. Le plus souvent, ce sont des tâches de réflexion profonde auxquelles nous ne pouvons jamais trouver le temps de nous attaquer. Il est intéressant de noter que ce sont aussi les tâches qui sont probablement dans notre meilleur intérêt à long terme. Prévoyez du temps pour y arriver.
A lire aussi  Aider les personnes atteintes de BPD à maintenir leur indépendance acquise pendant le COVID-19

Soyez stratégique en tant que manager ou créateur

Une façon de vous assurer que vous utilisez votre temps à bon escient est de prêter attention aux différences entre être un gestionnaire et un créateur.

  • Directeur. Lorsque vous êtes en mode manager: (a) vous parlez, résolvez des problèmes et réfléchissez rapidement, (b) vous êtes plus productif lorsque vous allouez du temps par unités de 5 à 15 minutes, (c) votre état de conscience idéal est la pleine conscience (large attention du moment présent), et (d) le coût des réunions est faible.
  • Fabricant. Lorsque vous êtes en mode créateur: (a) vous êtes seul, créez et pensez lentement, (b) vous êtes le plus productif lorsque vous allouez du temps en unités de 2 à 4 heures, (c) votre état de conscience idéal est le flux (étroit , attention du moment présent), et (d) le coût des réunions est élevé.
  • Indisponible. Lorsque vous prenez le temps d’agir en tant que créateur, il existe plusieurs mécanismes pour vous rendre indisponible. Les assistants en dehors du bureau, la désactivation du texte et des alertes Slack, l’installation de panneaux sur les portes closes, etc., sont toutes de bonnes options. Pensez stratégiquement, expérimentez et communiquez avec vos collègues (ou votre famille) pour expliquer pourquoi vous ne voulez pas être distrait.
  • Soyez prudent avec les outils de planification en ligne. Lors de la planification du temps pour être en mode manager, soyez stratégique dans la façon dont vous organisez les réunions. Si le temps c’est de l’argent, planifier des réunions est une négociation et l’objectif est de gagner. Au lieu de donner votre emploi du temps via Calendy, MixMax ou autre, dites aux autres quand vous souhaitez vous rencontrer. Cela vous permettra de gérer votre temps et votre énergie de manière à être plus productif.
A lire aussi  Les vertus ont besoin d'une place dans l'éducation précoce

Gardez à l’esprit qu’essayer différents systèmes est très bien, mais la clé est de développer de bonnes habitudes qui vous permettent de rester au courant des choses sur le long terme. Concentrez-vous sur le filtrage sur le front-end, restez à l’intérieur d’un système, redéfinissez régulièrement les priorités et soyez stratégique avec le temps de votre gestionnaire et de votre créateur.

Visitez www.scottdust.com pour plus de ressources gratuites pour les passionnés de capital humain, y compris d’autres évaluations gratuites et un livre électronique gratuit intitulé «A Field Guide to Human Capital Assessments».