Trois étapes pour une planification efficace des ressources au travail

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La planification des ressources peut sembler impossible à faire correctement. Mais maintenir la communication avec votre patron vous aidera à rester aligné.

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La planification des ressources peut être l’un des aspects les plus stressants du travail. Comment planifier efficacement à l’avance, en tenant compte de chaque exigence et possibilité ?

Pour bien planifier les ressources, vous devez suivre trois étapes de base et impliquer votre patron dans chacune d’entre elles afin de vous assurer d’obtenir les ressources dont vous avez besoin pour réussir dans votre travail.

1. Assurez-vous de connaître les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet.

J’ai appris en formant tant de personnes que la liste suivante couvre à peu près tous les besoins potentiels en ressources dont vous pourriez avoir besoin pour accomplir vos projets, quel que soit ce projet. Utilisez cette liste comme un outil pour vous aider dans votre discussion avec votre patron. Demandez si vous avez besoin ou si vous devez ajuster l’une des ressources suivantes ?

  • Espace de travail
  • Fournitures
  • Matériaux
  • Équipement
  • Transport
  • Informations
  • Opération
  • Maintenance
  • Gens
  • Talent
  • Formation
  • la communication
  • La coopération

Pour chaque affectation, tâche, responsabilité et projet, il y aura des catégories de ressources sur cette liste qui ne sont pas pertinentes. Peut-être que certaines catégories de ressources ne seront pas pertinentes pour la plupart de votre travail. Si tel est le cas, prenez un moment pour réfléchir aux ressources nécessaires pour accomplir votre travail et créez une liste que vous pouvez utiliser dans votre dialogue de gestion en tête-à-tête.

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Que vous utilisiez la liste ci-dessus ou l’une de vos créations, la seule ressource dont vous aurez toujours besoin est le temps. Afin de créer un plan de ressources complet pour toute tâche, responsabilité ou projet qui vous est assigné, prévoyez toujours un délai d’exécution suffisant pour chaque acquisition de ressources. Cela signifie laisser suffisamment de temps pour traiter, recevoir et préparer votre demande de ressources. La création de ce calendrier est essentielle, mais la plupart du temps, afin de créer un calendrier précis pour la planification de vos ressources, vous devrez faire ce que j’appelle « recherche sur la chaîne d’approvisionnement ».

2. Recherchez la « chaîne d’approvisionnement ».

Si votre patron n’a pas cette information, peut-il au moins vous aider à déterminer qui pourrait le faire ?

Certaines ressources sont beaucoup plus faciles à trouver que d’autres. Une fois que vous avez déterminé avec votre patron les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet, vous devez savoir si les ressources sont disponibles et, si elles le sont, de quelle source et à quel coût. Quel est le processus pour obtenir ces ressources?

Parlez de tous les aspects de la « chaîne d’approvisionnement » de vos ressources : quelles sources devriez-vous vérifier pour savoir si la ressource est disponible ? Quel processus devez-vous suivre pour obtenir la ressource ? A quel délai faut-il s’attendre ? Que faire en cas de barrages routiers ? Que devez-vous faire si vous devez acheter la ressource ? Y a-t-il un budget pour cela ?

Très souvent, ce dont vous avez besoin pour faire votre travail, ce sont des ressources qui ne coûtent pas exactement de l’argent mais qui nécessitent plutôt la coopération informelle et l’assistance d’une autre personne, interne ou externe. Souvent, vous aurez besoin de quelque chose d’une personne avec qui la nature précise de votre relation de travail n’est pas tout à fait claire.

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Dans votre dialogue de gestion en tête-à-tête, discutez avec votre patron pour anticiper ensemble la coopération et l’assistance dont vous pourriez avoir besoin de la part d’autres collègues – internes et externes – pour mener à bien un projet ou une tâche. Répondez aux questions suivantes : À qui exactement demander quoi, quand et comment ? Quelle est la nature précise de votre relation de travail avec chaque personne sur laquelle vous pourriez avoir besoin de vous appuyer ? Quel niveau de coopération et d’assistance est approprié et raisonnable de demander ? Dans chaque cas, y a-t-il plus d’une personne vers qui vous pourriez demander coopération et assistance ? Que faire si vous avez du mal à obtenir la coopération et l’aide d’une personne ou d’une autre ?

Une autre question clé dont vous devriez discuter régulièrement avec votre patron est d’obtenir son aide pour identifier les personnes de l’organisation qui peuvent vous aider à obtenir la ressource dont vous avez besoin, puis vous aider à développer des relations solides avec eux.

3. Identifiez les solutions de contournement possibles.

Si vous n’avez pas accès aux ressources dont vous avez besoin pour faire votre travail, vous devez contourner ce manque de ressources et faire le travail du mieux que vous pouvez sans cela.

Les solutions de contournement des ressources suivent presque toujours quatre étapes, progressivement :

1. Cherchez une source de substitution pour votre ressource. Si un livre dont vous avez besoin pour remplir un rapport de recherche n’est pas disponible dans vos librairies locales, vous pouvez le rechercher dans un autre magasin plus éloigné ou peut-être chez des détaillants en ligne. Peut-être que le prix et le délai d’exécution sont tels que vous pourriez choisir une autre source pour cette ressource, le livre dont vous avez besoin, comme les librairies d’occasion ou les vendeurs en ligne de livres d’occasion.

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2. Cherchez une ressource de remplacement. Dans l’exemple de théâtre ci-dessus, en l’absence de l’acteur d’origine pour jouer le rôle, le producteur s’appuie sur une doublure. S’il n’y a pas de doublure, les membres de la distribution essaient de se doubler.

3. Innover. Trouvez une méthode pour accomplir la tâche qui n’implique pas la ressource dont vous pensiez avoir besoin à l’origine.

La nécessité est la mère de l’invention. Si vous n’avez pas les ressources nécessaires pour faire le travail correctement, vous devrez peut-être trouver un moyen de faire le travail différemment. Peut-être que cette façon différente de faire le travail sera une énorme amélioration.

4. Parfois, face à un manque fondamental de ressources, vous ne pouvez rien faire d’autre que d’essayer plus fort. En l’absence de ressources nécessaires, votre seul choix pourrait être d’employer beaucoup plus de temps et d’énergie pour compenser la ressource manquante. Ne sous-estimez pas la valeur de celui-ci car parfois c’est vraiment la seule solution de contournement disponible. Dans ce cas, ajustez le plan en tenant compte du temps et de l’énergie supplémentaires que le projet nécessitera désormais.