Une idée potentiellement controversée qui pourrait corriger les défauts du travail hybride

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Source : Comparez Fibre/Unsplash

Bienvenue dans votre nouvelle normalité.

Nous avons passé les 14 premiers mois de COVID à discuter constamment La nouvelle normalité. Maintenant, alors que certains bureaux ont rouvert et que d’autres ont modifié leur politique autrefois établie sur le travail à distance, nous commençons en fait à arriver à La nouvelle normalité.

Les membres de l’équipe seront dispersés partout. Les gestionnaires doivent établir un rapport conversationnel plutôt que des tâches de microgestion. Les cadres devront prendre les grandes hypothèses sur le travail hybride et réaliser que la plupart sont des mensonges. Et, encore plus compliqué en ce moment : jusqu’à ce que nous maîtrisions les variantes, il y aura des discussions sur les vaccinations obligatoires.

Le chaos? En effet.

Vous ne pouvez pas résoudre toutes les préoccupations concernant l’hybride avec une seule approche, mais un concept vous aide à vous en rapprocher. Il existe une directive qui aborde la question de l’engagement et la question de la productivité et crée l’inclusion. Nous l’appelons “Un Virtuel, Tout Virtuel”.

Je présente ce concept aux cadres avec un avertissement et une promesse. « Voici une idée que vous détesterez absolument au début. Mais vous finirez par l’aimer et comprendre pourquoi cela fonctionne.

L’idée est la suivante : si vous avez même une personne qui travaille à distance, vous concevez des réunions et la culture générale autour de tout le monde étant virtuelle. Et lorsque vous avez une réunion, même si quelques personnes se trouvent au même endroit, elles rejoignent chacune l’appel virtuellement, dans des pièces différentes. Personne n’est groupé.

C’est une pilule difficile à avaler car on a l’impression qu’elle a tellement d’inconvénients. N’étions-nous pas tous ravis de quitter toutes ces réunions virtuelles ? Ne sommes-nous pas censés essayer de minimiser Zoom fatigue?

Et si vous avez une équipe de six personnes, dont quatre physiquement au bureau, logiquement, il est plus judicieux que les quatre se rencontrent en personne et que les deux autres se joignent à d’autres options. C’est ainsi que nous avons toujours fait du travail à distance et dispersé.

Le problème est que si votre entreprise compte une bonne proportion de personnes travaillant virtuellement, d’autres options s’avèrent encore plus terribles. Les conférences téléphoniques (« Est-ce que Jan vient de se joindre ?”), les conversations téléphoniques et vidéo avec une personne dans sa chambre et 10 autres ensemble dans une salle de conférence sont de mauvaises options pour l’idéation et la connexion des employés. La qualité de la communication, de la collaboration et de la créativité s’effondre.

Pensez maintenant à l’inclusion et à l’exclusion : si vous êtes à la maison et que vous voyez quatre personnes dans une salle de conférence rire et avoir des conversations parallèles, vous vous sentez exclu. Ce n’est pas l’intention de ces quatre personnes de vous exclure, mais cela arrive. C’est douloureux de se sentir exclu, même si tout le monde dans une pièce ensemble avait les meilleures intentions.

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Avec ce qui semble n’être que de mauvaises options pour organiser des réunions, vous entrez dans un concept connu de longue date connu sous le nom de Le cul de Buridan, ou en termes simples, le Le moindre des deux maux (ou, pour les fans de Russell Crowe, un moindre de deux charançons).

Pourquoi la technologie n’est peut-être pas la solution

Chez NLI, nous sommes devenus hybrides vers 2017, notamment parce que cela produisait un meilleur travail et une meilleure entreprise pour ne forcer personne à travailler dans un bureau. Au début, nous pensions que le moyen d’intégrer une main-d’œuvre dispersée était la technologie. Nous avons dépensé beaucoup de temps et d’argent pour aménager des salles de conférence afin que les gens puissent bien entendre et bien voir, à la fois dans la salle et ceux qui étaient éloignés.

Après expérimentation, nous avons réalisé que la réalisation de ce travail nécessitait un effort conscient considérable et une vigilance constante. Plusieurs habitudes humaines n’arrêtaient pas de surgir. Pour en nommer quelques uns:

Les gens ont continué à avoir des conversations parallèles.

Les gens ne parlaient pas assez fort.

Les gens ne parlaient pas à la bonne distance d’un microphone.

Les gens oubliaient de couper le son de leurs ordinateurs portables, ce qui provoquait un écho à couper le souffle.

Il s’avère que toute la technologie est inutile si les humains qui l’utilisent continuent à faire la mauvaise chose. C’était une chose de dépenser beaucoup d’argent pour mettre en place des salles spécialisées. Il a également été remarqué qu’il a fallu plusieurs semaines d’utilisation régulière de la pièce pour que les gens prennent les bonnes habitudes, et chaque nouvelle personne dans cette pièce a également pris beaucoup de temps.

Essayez maintenant d’imaginer que cela s’étende à chaque équipe d’une organisation, avec un flux constant de nouveaux employés. Nous avons réalisé qu’il est tout simplement plus facile de suivre une règle simple : un virtuel, tous virtuels.

Avantages inattendus d’un seul virtuel, tous virtuels

Il y a en fait de gros avantages à ce que tout le monde soit sur une plate-forme si la réunion se déroule bien. Pour commencer, une bonne utilisation du chat peut rendre les réunions plus rapides, plus inclusives et moins biaisées.

Cela fonctionne mieux sur une plate-forme vidéo, par exemple, Zoom. Utilisez la fonction de chat pour partager des idées et des commentaires. Demandez à tout le monde dans l’espace où il travaille de son mieux et mettez périodiquement la réunion en pause avec une question ciblée à laquelle les gens doivent répondre dans le chat (« Que pensons-nous de la feuille de route en ce moment ? Quels sont les meilleurs et les pires éléments ? ).

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Pensez également à utiliser un traitement parallèle réunion, où chacun prend 10 minutes pour examiner un document, en ajoutant des idées/commentaires au fur et à mesure. Ou quelqu’un peut présenter une idée, et tout le monde peut en parallèle ajouter des réflexions dans un nouveau document sur ses forces et ses faiblesses. Avec le partage de tout le monde, les meilleures idées arrivent au sommet au lieu des voix les plus confiantes, et tout le monde se sent inclus de manière égale.

“Comme on y va, on y va tous” est l’essence du travail d’équipe. Toute équipe qui réussit est construite autour des principes de sécurité psychologique, et mettre tout le monde sur le même terrain de jeu en matière de réunion aide les membres de l’équipe à se sentir en sécurité, inclus et connectés. L’aspect le plus important est cependant l’élément de localisation : tout le monde doit être séparé et virtuel si une personne est virtuelle

Autres conséquences impressionnantes

Premièrement, les gens venaient moins au bureau. Vous pouvez voir cela comme un inconvénient si vous payez cher pour votre espace, mais les bureaux ne sont pas l’endroit où la plupart des gens font de leur mieux. Nous interrogeons les organisations à ce sujet depuis des années; une étude portant sur 6 000 employés a révélé que seulement 10 % des personnes réfléchissaient au mieux au bureau. Regardez le chiffre d’affaires de plusieurs entreprises à partir de 2020, et il est facile d’affirmer qu’être à la maison augmente la productivité. Les bureaux sont bruyants et dérangent le cerveau. Laissez aux gens l’autonomie de travailler là où ils font de leur mieux et de leur travail le plus innovant.

En plus de cela, une bonne conception de réunion rend littéralement les réunions virtuelles plus courtes, en raison de la rapidité avec laquelle la conversation peut se déplacer et de l’utilisation de la fonction de chat. Les gens ont prévu des réunions plus courtes. Presque toutes les réunions de 30 minutes sont devenues 20-25, et pratiquement toutes les réunions d’une heure sont devenues 50 minutes. Cela a donné aux gens le temps de se recharger, a donné à leur cerveau un espace pour se recentrer. De plus, vous n’avez plus le temps de trouver votre prochaine salle de réunion, ce qui peut être très éloigné sur certains campus.

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Un avantage inattendu de cette règle était que lorsque les gens étaient au bureau, ils ne couraient pas de réunion en réunion : ils parlaient entre eux de la vie, du travail, de la famille, etc. Les employés utilisaient le temps passé au bureau pour nouer des relations. Ils ne se contentaient pas d’accomplir des tâches ou d’assister à des réunions. Ils passaient du temps avec d’autres humains et faisaient différentes activités – déjeuner et réfléchir à de grandes idées, par exemple.

Atténuer les biais et favoriser l’inclusion

Cette approche virtuelle, entièrement virtuelle, supprime une partie de l’aiguillon du biais de distance – notre tendance naturelle à favoriser les choses plus proches de nous. Cette approche a permis aux gens de travailler où ils voulaient, mais en même temps, nous avons eu une diversité de voix sur des sujets importants.

Même si cela peut sembler être le moindre de deux maux, le choix de cette option réduit également le biais d’opportunité. C’est une approche qui favorise l’autonomie et les relations au sein de votre équipe. À l’heure actuelle, nous voyons un bon nombre d’entreprises se précipiter tête baissée dans des décisions obligatoires («Nous revenons tous en novembre», etc.), et cela ne fonctionnera pas. Vous perdrez du talent.

Au cours des dernières années, nous avons eu d’innombrables discussions sociétales sur l’inclusion, à la fois sur le lieu de travail et plus largement. Les cultures inclusives sont réalisées avec une série de petites actions répétables effectuées au fil du temps. Il faut constamment faire de petits pas. Un virtuel, tous virtuels est l’une de ces étapes – cela donne à chacun l’impression de faire partie de la plus grande équipe, même s’il peut être assis à 1 500 miles de la majorité de son équipe de base.

Un Virtuel – Tout Virtuel. C’est une idée simple qui semble terrible en théorie mais qui finit par être bénéfique pour presque tout le monde dans la pratique. Pour couronner le tout, cette habitude garantira que votre entreprise s’adaptera au maximum, si nous retournions soudainement tous au travail à domicile, ce que nous commençons à réaliser peut-être quelque chose que nous devons garder à l’esprit pour l’avenir.

Cet article est également paru sur Forbes.