Vos invités Zoom sont stressés et vous pouvez les aider

La tendance à remplacer les conversations en personne par des réunions en ligne se poursuivra après la pandémie. Et pourtant, une journée remplie de réunions en ligne peut être stressante. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur le stress lié au Zoom qui est difficile à articuler pour vos invités.

Nous nous concentrons sur Zoom car il s’agit d’une plate-forme commune, mais les concepts dont nous discutons s’appliquent à d’autres plates-formes de conférence basées sur le Web.

Nous nous concentrerons sur le stress difficile à articuler associé aux gros plans du visage, aux antécédents physiques de l’hôte, au regard fixé sur soi et à l’immobilité des invités.

Gros plans du visage

Jeremy Bailenson de l’Université de Stanford se spécialise dans la psychologie non verbale de la réalité virtuelle et augmentée. Il fait valoir qu’une source de stress non verbal pour les invités est lorsque le visage de l’hôte est trop près de la caméra. (2021).

Regarder intensément le visage d’une autre personne est pour les amoureux et les parents de nourrissons. Ce niveau d’intensité est-il approprié pour les réunions d’affaires?

Supposons que votre hôte Zoom vous regarde avec sa tête dominant l’écran de votre ordinateur. Vous ne pouvez pas détourner le regard. Vous commencez à vous sentir stressé. Mais vous ne trouvez pas les mots pour verbaliser votre stress. Et si vous trouviez les mots, il serait socialement gênant de dire à votre hôte: «S’il vous plaît, sortez votre visage de mon visage.»

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Nous recommandons aux hôtes de faire un poing d’une main et de le placer sur le dessus de la tête de manière à ce que le pouce touche le crâne. Centrez la caméra de manière à ce que la vue de vous par l’invité comprenne votre tête, votre poing et la moitié supérieure de votre poitrine. Cette technique garantit qu’il y aura suffisamment de place sur l’écran de l’autre personne.

Gérer les arrière-plans en pensant à votre invité

Il est de la responsabilité de l’hôte de créer un arrière-plan agréable pour l’invité. Par exemple, lors d’une réunion de personne à personne dans une salle de conférence, l’hôte peut s’asseoir dos à la fenêtre pour que l’invité puisse admirer la vue.

Dans le monde virtuel, cependant, la vue derrière l’hôte est souvent choisie pour la commodité de l’hôte. Par exemple, l’hôte ne souhaite pas montrer une chambre en désordre, alors le fond devient un mur blanc stérile.

Un autre hôte crée un arrière-plan virtuel composé de livres de bibliothèque sur des étagères. Encore une fois, cela peut devenir ennuyeux.

Une troisième animatrice souhaite présenter une image professionnelle, elle a donc un parcours avec le nom de son entreprise. Encore une fois, ce point de vue pourrait être intéressant pendant deux minutes. Au cours d’une journée de travail, ces antécédents stériles contribuent au stress des clients.

Avant la pandémie, un auteur et son client prenaient le petit déjeuner ensemble dans un restaurant près du domicile du client. Pour une réunion Zoom, l’hôte a choisi une photographie d’arrière-plan de l’intérieur de ce restaurant.

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Si l’invité que vous rencontrez veut discuter de la sélection d’un plan d’action, vous pouvez créer un arrière-plan d’une belle forêt avec une fourche sur le chemin.

Il existe de nombreuses images à sélectionner sur des sites tels que images.google.com. Veillez à ne pas violer les droits de propriété intellectuelle du propriétaire de la photographie. Pixabay.com est une autre ressource pour les images qui peuvent être copiées gratuitement.

Se regarder soi-même

Lors de réunions virtuelles, l’hôte regarde les invités et se regardant en regardant les invités. Vous pensez peut-être que vous ne vous regardez pas souvent, mais vous le faites probablement. Et quand vous vous regardez, constate le professeur Bailenson, vous vous engagez probablement dans une auto-évaluation négative. Ce stress peut s’additionner si vous avez au moins cinq réunions en ligne.

En mode Zoom, placez votre curseur sur les trois points dans le coin supérieur droit de votre photo. Après avoir cliqué, plusieurs options se présentent. L’un d’eux consiste à supprimer votre image. Nous vous recommandons de sélectionner cette option dès que l’invité se connecte.

Immobilité des invités

Lors d’une réunion en personne, un invité peut facilement déplacer la chaise vers l’arrière, croiser les jambes, lancer des regards latéraux avec la personne assise à proximité et regarder la belle peinture derrière l’hôte. L’invité peut se lever de son siège pour remplir une tasse de café, utiliser le tableau noir ou partir pour les toilettes.

Lors d’une réunion en ligne, l’invité doit rester immobile dans la portée limitée de la caméra. Imaginez l’impact émotionnel et physique de l’immobilité de votre client au cours d’une journée de travail typique?

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Il peut être difficile pour les clients de verbaliser à quel point l’immobilité continue contribue au stress.

Les hôtes peuvent gérer l’immobilité des invités de différentes manières:

  • Nous recommandons aux hôtes de considérer une heure comme 45 minutes. Par exemple, si une réunion est prévue à 9 h 00, indiquez que la réunion se terminera à 9 h 45. Cela permet aux clients de s’étirer, de vérifier leurs e-mails, d’utiliser les installations, de prendre une tasse de café et de se préparer pour leur réunion de 10h00.
  • Si l’hôte a une réunion de 90 minutes, prévoyez une pause de cinq minutes au milieu de la session.

Les programmes de visioconférence comme Zoom continueront d’être populaires. Les hôtes ont la responsabilité envers les clients de respecter les règles de l’engagement en ligne: une bonne distance du visage, un arrière-plan agréable, montrant aux clients comment se retirer de la vue et aider les clients à gérer leur immobilité.