Comment devenir un communicateur confiant et concis

Photo de Christina Morillo de Pexels

Source : Photo de Christina Morillo de Pexels

Voici une question courante que je reçois en coaching : « Comment devenir un communicateur plus concis ? »

Ce n’est pas une surprise, car une communication concise est plus importante que jamais.

Considérez ces faits :

  • La durée moyenne d’attention humaine est passée de 12 secondes en l’an 2000 à 8 secondes aujourd’hui.
  • L’employé de bureau type reçoit 120 e-mails par jour.
  • Chaque fois qu’une personne est distraite, il lui faut plus de 23 minutes pour se concentrer à nouveau.

Il n’est pas étonnant que les études classent de bonnes compétences en communication deux fois plus importantes que de bonnes compétences en gestion. En cette ère de sursaturation, il y a peu de marge d’erreur. En fait, 86 % des employés blâment un manque de bonne communication pour les échecs en milieu de travail.

Les gens s’impatientent lorsqu’ils doivent faire des heures supplémentaires mentalement pour comprendre ce que vous dites. La longue haleine peut être perçue comme une indécision et vous coûtera rapidement confiance et respect en tant que leader.

Une communication concise est clairement une partie essentielle du leadership, mais c’est aussi quelque chose avec lequel les Sensitive Strivers ont du mal.

Pourquoi les personnes sensibles luttent avec une communication concise

Vous sur-expliquez.

Vous pensez peut-être que vous êtes minutieux, mais tout ce que vous faites en réalité, c’est de perdre l’attention de l’autre personne. Au lieu d’être clair, vous finissez par l’obscurcir en surexpliquant. De nombreux Strivers sensibles surcompensent par inadvertance leurs insécurités en en disant plus, surtout lorsqu’ils se sentent intimidés.

Vous pensez que tout le monde est comme vous.

Vous aimez peut-être traiter l’information en profondeur, mais vous êtes la minorité (seulement 15 à 20 % de la population est sensible). Vous devrez peut-être recueillir des tonnes de données avant de prendre une décision, mais d’autres personnes, en particulier les cadres supérieurs, ne fonctionnent pas de cette façon. Ils sont facilement submergés par trop d’informations et préfèrent la franchise.

Vous essayez d’être quelqu’un que vous n’êtes pas.

Certains pensent qu’ils « ont besoin d’une plus grande personnalité » pour dégager une présence exécutive. Non, vous ne le faites pas. Si vous essayez d’être quelqu’un que vous n’êtes pas, les autres le sentiront. Non seulement vous paraîtrez inauthentique, mais vous vous épuiserez également dans le processus. Il est préférable de communiquer d’une manière qui correspond à votre personnalité.

9 façons de communiquer clairement et efficacement

1. Préparez-vous à l’avance.

Sans préparation, vous ne pouvez pas être bref. Avant toute réunion importante, prenez cinq minutes pour revoir l’ordre du jour. Prenez des notes pour vous-même. Organisez vos pensées et indiquez où vous souhaitez contribuer.

Si vous prenez la parole, suivez les étapes supplémentaires consistant à créer des points de discussion et à anticiper les objections et les questions. J’aime que mes clients préparent quelques « questions fréquemment posées » à avoir dans leur poche arrière, juste au cas où il y aurait un silence à la fin de leur présentation.

2. Fournir une pré-lecture.

Si vous avez beaucoup d’informations à partager, pensez à préparer une pré-lecture. Il s’agit d’un document qui fournit des informations générales sur un sujet. Vous pouvez donner à votre public le contexte dont il a besoin tout en étant plus bref lorsque vous passez du temps ensemble. Une pré-lecture peut être des rapports, des diapositives ou des analyses détaillées.

3. Complétez la phrase « Si vous quittez cette conversation avec une chose, je veux que ce soit ______ ».

Si vous deviez résumer votre idée principale en une phrase, quelle serait-elle ? Utilisez-le comme ligne d’objet de votre e-mail ou répétez la phrase textuellement lorsque vous parlez. Cela garantira que vous attirez l’attention de votre public sur le plus gros plat à emporter.

4. Utilisez le cadre PREP.

Lorsque vous êtes obligé de parler à l’improviste, vous pouvez parler avec force et cohérence en utilisant le cadre PREP. Voici comment cela fonctionne : faites un point succinctement, justifiez-le, fournissez des preuves et terminez en réitérant votre point de vue. Par example:

Point : je crois que nous devrions prendre la direction A

Raison : Nous avons reçu des commentaires positifs sur cette approche

Preuve : Par exemple, notre président a dit qu’il la soutenait

Point : C’est pourquoi je pense que la direction A est la meilleure

5. Utilisez des déclarations de liaison et de signalisation pour mettre en évidence et ponctuer vos points.

Le signalement et le pontage font référence à deux tactiques de relations publiques. Signaler, c’est comme agiter un drapeau en l’air pour dire : « C’est important ! » Le pontage vous aide à faire la transition d’une idée à une autre. Le pontage est particulièrement utile lorsque vous souhaitez changer de sujet ou orienter la conversation dans une direction différente.

Voici des exemples d’instructions de signalisation :

  • Tout se résume à…
  • Le cœur du sujet est…
  • Je ne saurais trop souligner…

Voici des exemples de déclarations de transition :

  • Je ne peux pas parler à ____, mais je peux dire…
  • Bien que ____ soit important, il est également important de se rappeler que…
  • Avant de quitter ce sujet, je voudrais ajouter…

6. Connaissez votre public.

Réfléchissez aux préoccupations et aux objections qui vous préoccuperont. De quoi se soucient-ils le plus ? Quels problèmes essaient-ils de résoudre ? Plus important encore, qu’est-ce qu’ils ont à gagner s’ils vous écoutent ? Comment cela leur permettra-t-il de gagner du temps ou de faciliter leur travail ? Cadrez votre message en fonction de son impact sur votre public.

7. Posez des questions.

Souvent, une communication concise consiste à ne rien dire du tout. Vous devez d’abord écouter. Plus précisément, posez de nombreuses questions ouvertes telles que :

  • Que pensez-vous de ce que j’ai partagé ?
  • Que pensez-vous est le meilleur?
  • Que voudriez-vous ajouter ou modifier ?
  • Quelle partie n’est pas encore claire ?
  • De quel soutien avez-vous besoin ?

8. Modifiez vos e-mails.

Une bonne règle de base : les e-mails ne doivent pas dépasser cinq lignes. Si votre e-mail est plus long que cela, condensez-le ou appelez-le.

Assurez-vous que votre message est numérisable. Cela signifie des paragraphes et des phrases courts. Utilisez des puces et une numérotation pour rendre le texte plus facile à digérer.

9. Éliminez les peluches.

Langage de couverture, tel que « Je voulais juste m’enregistrer » ou « Pourrions-nous peut-être trouver un moment pour discuter ? » minimise le pouvoir de vos mots.

La communication concise étant plus importante que jamais, il est important de commencer par reconnaître pourquoi vous avez du mal à être concis. Ensuite, prenez ces mesures pour communiquer clairement et efficacement afin de devenir le leader respecté que vous méritez d’être.