Comment planifier un avenir imprévisible?

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Combien de temps, d’énergie et d’efforts consacrez-vous à la planification de ce qui attend votre équipe ou organisation? Étant donné la prise de conscience naissante dans la plupart des lieux de travail après la pandémie mondiale, que le changement imprévisible et continu est vraiment la seule certitude que vos plans d’affaires peuvent être garantis, il vaut la peine de se demander si tous vos efforts de planification valent le papier sur lequel ils sont écrits.

«Les experts en prévisions ont constaté que si vous êtes très, très ouvert d’esprit et que vous consultez un large éventail de sources d’information, le plus loin que vous puissiez planifier de manière fiable est d’environ 400 jours», a expliqué Margaret Heffernan, auteur de Uncharted: comment cartographier l’avenir quand nous l’avons interviewée récemment. “Si, comme le reste d’entre nous, vous n’êtes pas aussi rigoureux et que vous ne révisez pas régulièrement vos prévisions, il est plus probable que votre horizon de prévision précise soit d’environ 150 jours.”

Cela signifie que vos meilleurs plans sont valables au mieux pendant environ cinq mois.

«Un inconvénient majeur de la dépendance à prédire l’avenir est que les plans et les prévisions commencent à prendre une fausse impression de valeur», a déclaré Margaret. «Ceux qui sont accros à la prédiction et à la planification se rendent très rigides, alors quand les choses ne se passent pas comme prévu, tout ce qu’ils peuvent ressentir, c’est un sentiment de perte.

Alors, comment planifier plus intelligemment?

Margaret suggère que la clé est de comprendre la différence entre les systèmes compliqués et complexes. Chaque organisation possède des systèmes à la fois compliqués et complexes fonctionnant en son sein:

  • UNE système compliqué est généralement un système linéaire dans lequel les modèles de cause à effet se répètent de manière prévisible et peuvent être rationalisés pour créer de l’efficacité. Un exemple de système compliqué serait le processus d’enregistrement des bagages à l’aéroport. Il y a beaucoup de composants mobiles et de personnes impliquées pour acheminer un sac à sa destination, mais il est facile de voir l’ensemble du système et le processus est en grande partie le même tous les jours avec peu de situations imprévues susceptibles de se produire. Cela signifie qu’il peut être optimisé pour plus d’efficacité.
  • UNE système complexe n’est pas linéaire et a de nombreux facteurs différents interagissant les uns avec les autres. Cela peut rendre difficile de voir l’ensemble du système à la fois, car des milliers de facteurs peuvent créer de multiples réactions. Cela signifie également que les choses peuvent changer rapidement, ce qui rend la planification difficile. Dans un système complexe, la flexibilité est plus précieuse que l’expertise et l’efficacité, car la chose la plus récente qui s’est produite peut ne pas se reproduire.
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Pour planifier plus efficacement les systèmes compliqués et complexes de votre lieu de travail, Margaret recommande ce qui suit:

  • Faites le point sur vos systèmes compliqués et complexes – Examinez les systèmes et les processus de votre lieu de travail et identifiez ceux qui sont compliqués et adaptés à la gestion des gains d’efficacité et ceux qui sont complexes et nécessitent une flexibilité artistique. Comment encouragez-vous les gens à comprendre la différence et leur donnez-vous les capacités de naviguer dans les deux? Par exemple, une approche «juste à temps» est appropriée pour un système compliqué et est orientée vers une efficacité optimale. Alors qu’une approche «juste au cas» se concentre sur la compréhension de ce qui pourrait arriver qui aurait un impact énorme, et s’assurer que des contingences sont en place pour rendre l’entreprise plus résiliente.
  • Lâchez votre dépendance à la prédiction – Bien qu’il y ait des avantages à planifier, il est important de se rappeler que les plans ne sont pas la réalité. Si vous pouvez être flexible et vous éloigner du plan lorsque cela est nécessaire, vous aurez une réponse plus intuitive, créative et imaginative à la situation. Essayez de vous demander: «Quelle est la vraie histoire? Comment ça se déroule? Où cela pourrait-il me mener? pour adopter une approche plus curieuse des opportunités et des défis, plutôt que d’essayer de remettre votre plan sur les rails.
  • Encourager les compétences de curiosité et de créativité – Plutôt que d’essayer de «gérer» un système complexe, adoptez une approche plus «artistique». Par exemple, les artistes travaillent régulièrement avec l’incertitude quant au résultat d’un projet. Ils passent beaucoup de temps à absorber le monde qui les entoure, à observer les gens et à laisser les idées se fondre. Ils comprennent au début qu’ils ne savent pas comment cela va se dérouler, mais ils commencent quand même. Pouvez-vous abandonner votre peur de l’incertitude et vous donner la permission de poursuivre un éventail beaucoup plus riche de possibilités futures? Pourriez-vous donner la priorité à l’exploration et à l’expérimentation pour découvrir des solutions créatives à des défis complexes? Pourriez-vous inviter, responsabiliser et faire confiance aux gens pour vous aider à trouver de nouvelles solutions? Avez-vous la résilience d’un artiste?
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