Faire fonctionner les e-mails pour les parents et les enseignants

Alexander Dummer/Unsplash, utilisé avec permission

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Source : Alexander Dummer/Unsplash, utilisé avec permission

La pandémie a des enseignants plus débordés que jamais…et possède parents plus débordé que jamais. En tant qu’éducateur et parent, je peux voir la pandémie à travers les deux lentilles. L’école « ressemble » est en constante évolution pendant cette période. La communication par courrier électronique entre l’éducateur et les parents peut soit exacerber les frustrations, soit servir de balise bienvenue à mesure que les écoles ouvrent récemment et que les procédures y subissent des révisions.

Conseils pratiques pour une communication claire avec les parents

  • Mettez les principaux éléments à retenir dans les lignes d’objet des e-mails. Même si votre e-mail contient de nombreux détails sur les types de parents qui les souhaitent (par exemple, « à la prochaine réunion du Conseil, nous discuterons de… »), les parents qui travaillent ne devraient pas avoir à fouiller dans tout ce texte pour apprendre des détails cruciaux (par exemple, « Les salles de classe rouvriront pour l’enseignement en personne le 12 avril »). Si vous mettez les nouvelles les plus importantes dans la ligne d’objet de votre e-mail, vous faciliterez la vie de tout le monde (y compris la vôtre).
  • Mettez les détails sélectionnés en gras dans les paragraphes. De cette façon, les parents (et les élèves !) occupés trop occupés à lire tout votre verbiage peuvent encore digérer les points clés.
  • Informations sur les « morceaux ». Alors que les écoles reviennent à l’enseignement en personne, les nombreux détails de la procédure peuvent être accablants. « En morceaux » avec des titres en gras comme « Comment les élèves doivent préparer leur sac à dos chaque matin » ou « Comment récupérer les élèves à l’école » afin que les parents puissent facilement parcourir le texte pour trouver les extraits dont ils ont besoin à tout moment.
  • Incluez des liens dans votre communication. Étant donné que la plupart des communications se font par e-mail et pages Web pour éviter d’échanger des germes, vous avez la possibilité de créer des liens vers des destinations ou des clarifications pour ceux qui ont besoin d’une assistance supplémentaire. Par exemple, si vous dites aux parents de « se connecter au portail parent », faites en sorte que cette déclaration renvoie à l’URL réelle du portail parent afin que les parents n’aient pas à chercher des communications passées sur l’emplacement en ligne de cet endroit. Rechercher sur Google comment intégrer un lien dans n’importe quel outil (par exemple, Gmail) que vous utilisez vous montrera comment procéder.
  • Inclure le support technique. De nombreux parents sont submergés par la technologie, et même les parents férus de technologie ne sont pas habitués à utiliser certaines des applications et interfaces de votre école. Tout comme les administrateurs de district et d’école devraient fournir aux enseignants un guide facile à utiliser pour chaque outil technologique que les éducateurs sont censés utiliser, les administrateurs devraient offrir la même chose aux parents. Découvrez où ces guides sont hébergés et créez un lien vers eux ou joignez-les à vos messages lorsque vous demandez aux parents d’utiliser des outils technologiques.
  • N’oubliez pas que les parents ne connaissent pas votre jargon ou votre sténographie. Les parents occupés qui lisent « Regardez sur la page d’accueil » ne sauront pas nécessairement quelle page d’accueil vous voulez qu’ils visitent. Soyez très précis et écrivez de manière à ce que quelqu’un qui ne connaît pas du tout les ressources que vous utilisez puisse comprendre votre sens.
  • Découvrez comment votre école répond aux besoins des parents qui ne parlent pas anglais. Votre école peut vouloir que vous utilisiez un outil de communication particulier qui traduit automatiquement le texte, ou incluez un verbiage non anglais en haut des communications que les parents peuvent cliquer pour se connecter avec le traducteur d’un district scolaire, ou utiliser une autre approche.
  • N’oubliez pas que la situation de chaque parent est différente. COVID a conduit certains parents à perdre leur emploi ou à travailler en première ligne où ils ne se sentent pas en sécurité. Il a piégé certains parents dans des foyers pleins de stress ou d’abus. De nombreux parents communiqueront de manière plus antagoniste qu’ils ne le feraient avant COVID. Essayez de ne pas laisser l’angoisse des parents vous décourager (vous travaillez dur aussi pendant cette période folle) et donnez-leur la compréhension supplémentaire que cette période mérite.

En fin de compte, le temps que vous consacrez à retravailler une phrase pour plus de clarté ou à créer un lien vers une URL vous évitera, ainsi qu’à la réception de votre école, de répondre aux questions confuses des parents. Cela soulagera également les angoisses et conduira à des relations enseignant/parents plus positives. Cela vous aidera et, surtout, les étudiants que vous servez.